Slim en veilig printen

Als printpartner helpen wij u graag met tips hoe u fysiek contact met uw printer kan beperken, zodat u het risico van verspreiding van virussen en bacteriën zo klein mogelijk houdt, rekening houdend met:

een optimale beveiliging van vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens
de productiviteit van uw medewerkers
het onder controle houden van de kosten
milieubewust ondernemen

Met onze totaaloplossingen maken wij hier het verschil.

Benieuwd of wij met onze oplossingen ook u kunnen helpen?

Neem contact op

Tips voor slim en veilig printen

Hier vindt u tips om het aanraken van uw kantoorprinters tot een minimum te beperken, zonder de pijlers beveiliging, kostcontrole, productiviteit en duurzaamheid uit het oog te verliezen.

Tip 1 • Verzamel printopdrachten

Wij raden aan om het aantal gebruiksmomenten tot een minimum te beperken door meerdere printopdrachten te verzamelen op de harde schijf van de printer of op een printserver in het netwerk, zodat de opdrachten in één keer kunnen worden afgedrukt. Minder fysieke verplaatsingen van medewerkers is niet alleen veiliger maar verhoogt ook de productiviteit van de gebruikers. Medewerkers hoeven minder vaak naar de printer te lopen, minder vaak handen te wassen en de printer te ontsmetten.

Om dit te kunnen realiseren kunt u de printerfunctionaliteit 'Forced Hold' inzetten, of de ‘printen waar en wanneer u maar wilt’-functionaliteit (My Print Anywhere) van onze uniFLOW-beheersoftware die lokaal of in de cloud kan worden opgezet. Bekijk voor meer informatie de Engelstalige video over Forced Hold Printing.

Tip 2 • Maak gebruik van CONTACTLOOS activeren, identificeren en printen

Om energie te kunnen besparen, gaan printers in slaapstand, na een periode van inactiviteit. Het 'ongemak' van deze slaapstand is dat gebruikers een toets moeten indrukken om de printer te laten ontwaken. Het duurt dan even voordat de printer is opgewarmd.

Bij de Canon printer gebeurt dit 'ontwaken' automatisch, zodra een printer wordt benaderd, zonder interactie van een gebruiker. De motion sensor op onze printapparatuur detecteert een gebruiker en activeert de printer automatisch. Eenvoudig, veilig en efficiënt want de printer start sneller met opwarmen, wat de wachttijd aan de printer minimaliseert.

Binnen een beveiligde printomgeving kunnen printopdrachten pas worden vrijgeven nadat een gebruiker zich heeft geïdentificeerd. Voor deze identificatie, adviseren wij u om een proximity kaart of badge te gebruiken. Dit gaat sneller dan het intoetsen van een pincode en is veiliger voor de gebruiker. Met onze nieuwste kaartlezers kunnen printopdrachten ook contactloos worden vrijgegeven met een smartphone of tablet via bluetooth.

Als de printer contactloos is geactiveerd en de gebruiker zich contactloos heeft geïdentificeerd, kunnen al zijn verzamelde printopdrachten automatisch worden afgedrukt zonder aanraken van de printer. Zo garanderen wij een maximale productiviteit in combinatie met een optimale bescherming van zowel vertrouwelijke informatie als de gezondheid van de gebruikers. Zelfs wanneer een wachtrij zou ontstaan aan een bepaalde printer, kan een gebruiker op dezelfde manier bij een andere printer contactloos printen. Na het afdrukken kan er automatisch of contactloos worden uitgelogd, zodat de printer terug wordt vergrendeld.

We kunnen zelfs, met het oog op duurzaamheid, zorgen dat oudere printopdrachten automatisch worden verwijderd, zodat veel minder documenten worden afgedrukt. Dit kan zowel in onze apparatuur als in de uniFLOW-beheersoftware worden ingesteld. De ZERO-TOUCH-printoplossing kan ook in de cloud worden opgezet (uniFLOW Online) waarmee u bespaart op de kosten van IT, softwarelicenties, onderhoudsactiviteiten en beveiligingssoftware.

Canon PRINT Business App

Met de Canon Print Business app kan u met uw mobiele telefoon of tablet documenten afdrukken zonder dat u een printer hoeft aan te raken. U kan printopdrachten vrijgeven die zijn opgeslagen in uw beveiligde printwachtrij of documenten afdrukken die lokaal of in de cloud zijn opgeslagen.

De app is beschikbaar voor zowel iOS- als Android-apparaten en kan automatisch printers detecteren in de buurt of in een netwerk. De verbinding met een printer kan volledig contactloos worden opgezet indien de optionele Bluetooth- of NFC-module is geïnstalleerd.

Voor meer informatie kunt u de video van de Canon PRINT Business app bekijken of contact met ons opnemen door op onderstaande button te klikken.

Bekijk de Canon PRINT Business app video

Tip 3 • Benut de ladecapaciteit optimaal

Het belangrijkste verbruiksartikel van een printer is papier en dat moet regelmatig worden bijgevuld, waardoor contact met het apparaat onvermijdelijk is. Toch is het aan te raden om het aantal noodzakelijke contacten met de printer te minimaliseren.

De eerste en eenvoudigste tip is het volledig vullen van papierladen. Als een papierlade dan toch moet worden aangeraakt, kan de lade het beste volledig worden gevuld. Het is ook mogelijk om extra papierladen of grotere papierladen te koppelen aan een printer om zo de papiervoorraad te verhogen en minder vaak papier te moeten bijvullen.

Het is belangrijk om het meest gebruikte papiertype in de grootste papierlade te leggen. Dit bevordert de veiligheid en de productiviteit van de gebruikers. Indien er veel verschillende papiersoorten worden gebruikt, is het aantal papierladen belangrijker dan de capaciteit van de laden. Door regelmatig ander papier in een lade te leggen, neemt het aantal contactmomenten met de printer toe.

Tip 4 • Gebruik visuele boodschappen om gebruikers te informeren

Desinfectie en het op de juiste manier reinigen van uw printapparatuur zijn zeer belangrijk, maar het zijn vooral de gebruikers die deze ook moeten toepassen. Een duidelijke en efficiënte communicatie naar de gebruikers is daarom minstens zo belangrijk.

Printer display met persoonlijke boodschap

Visuele boodschap op display van de printer

Het bedieningspaneel van de printer is het meest efficiënte middel om met gebruikers te communiceren. Dit is een groot en overzichtelijk kleurenscherm dat kan worden gebruikt om medewerker te informeren of te herinneren aan hun 'ontsmettingsplicht'. Deze printerfunctionaliteit heet Visual Messaging.

Het is mogelijk om drie verschillende boodschappen te tonen op het display.

1e boodschap: wanneer de printer in rust is
2e boodschap: wanneer de printer een actie uitvoert
3e boodschap: wanneer de printer een actie heeft voltooid

Het is mogelijk om twee of drie maal dezelfde boodschap te visualiseren of slechts één of twee boodschappen te gebruiken. Het is ook eenvoudig om deze visuele boodschappen zelf te maken (klik hier voor de video) of

te wijzigen (klik hier voor de video) wanneer veiligheidsprocedures veranderen.

Dankzij deze functionaliteit worden gebruikers optimaal geïnformeerd zodat hun veiligheid wordt gegarandeerd.

Visuele boodschap op printer - imageSKINS

Een andere originele en efficiënte communicatievorm zijn onze imageSKINS. Dit is een set gepersonaliseerde en op maat uitgesneden stickers die eenvoudig kunnen worden aangebracht op onze printers. Het ontwerpen, produceren en bevestigen van deze imageSKIN kan Canon voor u verzorgen.

Tip 5 • Los problemen op afstand op

Al onze netwerkprinters sturen met behulp van Electronic Maintenance informatie over de status van uw printapparatuur door aan de Canon-server. Wanneer een netwerkprinter via E-maintenance een probleem doorstuurt naar onze service-organisatie, dan wordt dit onmiddellijk geanalyseerd door onze call screener. Dit is een technicus die op afstand problemen probeert op te lossen. Op deze manier kan een fysiek bezoek worden vermeden.

Voor lokale helpdesks die instaan voor de first-line printerondersteuning, hebben wij een applicatie ontwikkeld (Remote Operators Software Kit) die netwerkbeheerders toelaat om op afstand toegang te krijgen tot een Canon-printer in hun netwerk. Zij kunnen deze dan bedienen met behulp van hun toetsenbord en muis. Dus volledig contactloos en veilig maar ook snel, omdat ze zich niet fysiek naar de printer hoeven te verplaatsen.

Tip 6 • Minimaliseer de aanwezigheid van de technicus

Indien er toch een technicus bij u ter plaatse moet komen, kan er op basis van de foutcode die de printer naar onze service-organisatie heeft verstuurd en de feedback van onze call screener, goed worden ingeschat waar het probleem zit en welke onderdelen eventueel vervangen moeten worden, om de printerstoring zo snel mogelijk te verhelpen.

Het spreekt voor zich dat onze technici alle nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen tijdens elk bezoek, zowel de regels zoals ze gelden bij Canon als degene die van toepassing zijn bij onze klanten.

Omdat onze service-organisatie er altijd naar streeft om een preventief onderhoud te combineren met een correctief onderhoud, blijft het aantal bezoekafspraken zoveel mogelijk beperkt.

Tip 7 • Gebruik geschikt papier
Indien papier vastloopt in een printer, is een gebruikersinterventie noodzakelijk. Een papierstoring kan helaas niet contactloos worden verholpen. Om het aantal interventies zo laag mogelijk te houden, raden wij aan om papier van een goede kwaliteit te gebruiken zoals ons Black Label ZERO papier voor zwart-wit afdrukken en ons Top Colour ZERO papier voor kleurenprints.
Minder interventies zijn niet alleen veiliger, maar verhogen ook de productiviteit en tevredenheid van de gebruikers. Beide papiersoorten zijn bovendien zeer milieuvriendelijk omdat ze volledig CO2 neutraal zijn. Een win-win: veiliger voor de gebruikers én beter voor het milieu.

Voorkomen is beter dan genezen
Klik hier voor meer tips om papierstoringen te voorkomen of op te lossen.

Black Label ZERO

Top Colour ZERO

Printopdrachten sturen naar de centrale repro

Tip 8 • Benut de centrale repro-afdeling optimaal

Met het printen van documenten via de centrale repro is vertrouwelijkheid, efficiëntie en kwaliteit gegarandeerd. Een centrale repro bevindt zich in een afzonderlijke ruimte waar grote printopdrachten of kwalitatief hoogwaardige printopdrachten worden gemaakt voor de verschillende afdelingen binnen een organisatie. Zeker met veel vanuit huis werkende medewerkers kan de repro vertrouwelijkheid, maar ook huisstijlkenmerken en kwaliteit borgen en bovendien medewerkers faciliteren om opdrachten compleet te verwerken, van het printen tot nabewerking en verzending.

Meer printopdrachten via de repro produceren, kan dus ook bijdragen tot veiligere kantooromgevingen, een hogere productiviteit van de medewerkers en een hogere print- en/of nabewerkingskwaliteit van documenten. Om het aanleveren van printopdrachten en de verwerking ervan optimaal te stroomlijnen, heeft Canon verschillende software-oplossingen zoals PRISMAdirect en PRISMAprepare. Omdat voor productieprinters een lagere prijs per print wordt berekend, kan tevens een besparing worden gerealiseerd op de printkosten.

In de repro bevinden zich professionele productieprinters die een hogere printkwaliteit bieden en een betere kleurconsistentie garanderen, grotere en zwaardere papiersoorten kunnen verwerken en documenten kunnen nabewerken tot een compleet eindproduct, zoals folders, boeken, mailings.

De dienstverlening van de repro kan ook worden uitgebreid. Denk aan post- en logistieke dienstverlening, zoals de ontvangst en verwerking van post, mailings en pakketten, het digitaliseren van documenten en het coördineren van de inkoop van extern geproduceerd drukwerk.

Kortom, de voordelen van productie via de repro:

Printopdrachten worden vertrouwelijk verwerkt
De kwaliteit van de printopdrachten is hoger, denk aan luxe papiersoorten, huisstijlkleuren en nabewerking
Medewerkers kunnen printopdrachten 24/7 en vanaf elke locatie aanleveren
Kostenbesparing: printkosten zijn inzichtelijk en lager dan via een kantoorprinter of thuis printen
Medewerkers worden ontzorgd, niet alleen met printproductie maar eventueel ook met verzending en digitalisering

SLIM EN VEILIG PRINTEN

Tips voor slim en veilig printen

Tip 1 • Verzamel printopdrachten